プロジェクトをリーダーとして効果的に率いるための6カ条

これは、メモである。

プロジェクトをリーダーとして効果的に率いるための6カ条

チームを効果的に指揮するには、それなりの計画と適切なツール、そして良いコミュニケーションが必要だ。必要な項目をまとめると、進捗確認など、6つのポイントが浮かび上がる

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プロジェクト・チームを指揮する仕事とは、複数のスタッフに仕事を配分するだけにとどまらない。個々のスタッフのさまざまな性格や仕事のやり方に対応しながら、複数の締め切りに同時に対処することが必要になる。高度な組織化と対人能力の両方が求められる仕事なのだ。

良いマネージャーの主要目標とは、スタッフたちに集中させ、コミュニケーションを良くし、やる気を向上させることだ。チームを効果的に指揮するには、それなりの計画と適切なツール、そして良いコミュニケーションが必要だ。以下に必要な項目をまとめてみた。

1．ミッション・ステートメントを作成する

メモではなく、ちゃんとしたミッション・ステートメント（任務指針）をつくろう。詳しい内容である必要はなく、チームの全員が同じ方向に向かうための全体目標であればよい。[「企業理念」「行動指針」「顧客に対する宣誓文」等が相当する]

2．コミュニケーションの拠点を設ける

チームの情報をまとめて掲載できるツールを選び、そういう場を設けよう。チーム専用の『wiki』やブログ、イントラネット上の共有ドキュメント・フォルダーは、手始めとして格好だ。遠くの支店や出張先からでも、チームの全員がアクセスできるシステムを選ぼう。ほとんどのオフィス用ソフトウェアにはコラボレーション機能があり、情報を共有したり新しい文書を投稿できたりする。ウェブベースのサービスも利用できる。

頻繁に投稿しよう──チームを組織化し、士気を保つには、これが最良の方法だ。

3．それぞれの進捗状況を週毎にチェックする

チームの主要メンバーに、毎週「情報の抜粋」をまとめさせよう。情報の抜粋とは、情報拠点で発表された各種情報を元に、前の週に遂行された作業や、今週行なう必要がある作業についてまとめた短いリストのことだ。

それぞれのスタッフの作業について記録していくことは、人員管理上でも重要だ。

4．スケジュール表を共有する

スケジュール表を共有すれば、チームがスケジュールに遅れずに済む。スケジュール共有のためのオンラインツールは、会議の時間を選んだり、締め切りを設定したり、スタッフがあとどれくらい作業できる余裕があるかを測定したりするのにうってつけだ。

チームリーダーのスケジュールを公開することで、スタッフはリーダーにいつなら会うことができるかわかる。また、スケジュール表の公開によって、会議が多すぎる場合に気がつくことも容易になる。仕事を完成させるために必要な作業でなく会議に時間をとられすぎている場合、それに気がつくことが必要だ。

5．文書に記録する

最初のうちは、きちんと文書化する必要はないように思えるかもしれないが、後々、文書化しておいてよかったと思うだろう。きちんと文書化しておくと、すでに進行中のプロジェクトに新しいメンバーが加わる場合や、プロジェクトをいったん中断してから後に再開する必要がある場合に、とくに役立つ。主要メンバー数人に、毎週行なう仕事の1つとして、文書を最新の状態に保つよう促そう。

6．定例の「反省会議」を開く

定期的（最初は月に1回）に会議を開き、うまくいった点、うまくいっていない点について進捗状況を振り返ろう。実際の例をとりあげ、必要な場合は建設的な批判を行なおう。全員に自由に発言させ、リーダーがチームを指揮する方法についての批判も聞こう。仕事とは、全員にとって「学ぶ機会」であることを忘れてはならない。